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L’offre de coffre-fort numérique
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L'offre de coffre fort numérique

Pour l’archivage sécurisé de documents personnels, le coffre-fort numérique apporte une solution viable pour les documents administratifs numérisés tels que factures, contrats…Tandis que les espaces de stockage se multiplient, l’offre de service devient plus complexe et plusieurs options coexistent sur le marché.

 

 

Le principe du coffre-fort virtuel

L’ensemble des factures et documents administratifs (contrats de travail, contrats de garantie…) peut être stocké de façon fiable dans un coffre-fort numérique. Ceci permet de se conformer à l’obligation légale de conservation d’un certain nombre de documents.

Le coffre-fort numérique est une solution au stockage des exemplaires papiers qui exige de l’espace, de l’organisation et qui présente avec le temps un risque de perte et de dégradation.

La numérisation des documents est une étape préalable qui peut être confiée à des sociétés spécialisées ou réalisée au fur et à mesure avec un scanner. C’est un moyen de conserver durablement la trace des données susceptibles de contrôle, telles que les factures et les salaires. C’est aussi le moyen de faciliter leur duplication sans recourir aux photocopies.

Les données sont ensuite cryptées, puis verrouillées par mot de passe pour être accessibles depuis toute plate-forme d’accès à Internet.

Agence banque

Les contacts fournisseurs centralisés

Le e-coffre-fort revient à un espace sécurisé centralisant toutes les informations sur les différents fournisseurs. Sont stockés les contrats et factures d’eau, d’électricité, de téléphone, d’internet, de banque et d’assurance. Il assure un rôle de tiers de confiance en centralisant tous les numéros de référence personnelle inscrits sur les dossiers.

Peuvent également être stockés en toute sécurité les identifiants et mots de passe.

Consulter, supprimer, imprimer, ou transférer des documents, toutes les opérations sont possibles.

Une gestion administrative privée sans faille

Le coffre-fort virtuel se partage avec le conjoint pour centraliser les données administratives relatives aux enfants et au foyer. Il facilite l’accès au dernier montant et date des factures, permet d’en suivre l’évolution et même de ne pas oublier leur paiement s’il s’assortit d’une option de rappel. Selon les offres de e-coffre-fort des outils de gestion annexes complètent le service d’archivage : annuaire téléphonique, modèles de courriers, liste de courses, planning, programmation de rappel pour des rendez-vous ou le paiement des factures… Non, décidemment vous n’y échapperez plus.

Le coffre-fort électronique intéresse aussi bien les particuliers que les entreprises et cette procédure est à mettre en œuvre en particulier au moment de la création ou de la reprise d’entreprise.

Passage en revue des offres de coffres-forts

Plusieurs sites proposent des services de e-coffres-forts. Leurs offres ne sont pas standards et varient en termes d’espace de stockage disponible, de durée de conservation des données, de prix et de services annexes.

-HomeBubble: le spécialiste de la gestion administrative du foyer.

L’espace de stockage est de 500 Mo et il organise déjà 6 thèmes : achat, banque, enfant, habitation, santé et transport. Ce coffre-fort est gratuit.

Pour disposer de plus d’espace, la société propose ses versions payantes : Bubble Giga et Bubble Plus.

-e-coffrefort.fr: il s’agit d’un espace de stockage payant de 3 € à 12€ par mois avec différentes options liées au nombre d’utilisateurs.

-Digicoffre: c’est l’espace gratuit, ou payant selon les options, proposé par La Poste.

-Myarchivebox.com: c’est un service de stockage de documents développé plus spécifiquement pour les expatriés.

-MyPrimobox.com: L’espace est payant en fonction de la capacité de stockage demandée. L’abonnement va 2,5 € à 14,90€ et plus. Est également proposé un service d’envoi de documents par la Poste.

-Moncoffre.net:  L’espace est payant selon un abonnement proposé de 6€ à 55€ par mois. C’est un coffre-fort extrêmement sécurisé assorti d’une clé USB unique indispensable pour avoir accès aux fichiers.

Il est toujours possible de s’organiser gratuitement une forme de coffre fort virtuel. De plus en plus de sociétés comme les banques ou EDF, GDF, Orange... proposent d’envoyer leurs factures par email. Il suffit de sauvegarder ces factures dans sa boîte mail dans un répertoire spécialement dédié.

Les avantages du e-coffre-fort

- Les documents administratifs importants sont sauvegardés dans un lieu externe au domicile et ultra sécurisé. Ces documents ne sont plus susceptibles de disparaitre dans un sinistre.

- Ces documents, stockés sur le web, restent accessibles depuis n’importe quelle plate-forme Internet, à tout moment.

- En déplacement à l’étranger, les documents importants sont toujours accessibles

- Le prix de réservation d’un espace numérique est imbattable comparé à un coffre-fort physique. Beaucoup d’offres gratuites fournissent un service complet.

- Les documents ainsi stockés sont régulièrement sauvegardés sur CD-Rom.

Les points faibles du stockage en ligne

- Il est nécessaire de remplir l’espace régulièrement, ce qui suppose une bonne organisation pour scanner et mettre en ligne les documents au fur et à mesure de leur arrivée.

- Certains services ne sont proposés que pour une durée limitée de conservation.

- En vertu des obligations légales, la conservation d’un certain nombre de documents doit durer 10 ans, voire toute la vie. Comme les supports numériques de sauvegarde ont une durée de vie limitée, notamment 5 ans pour les CD et DVD, il faut ré-enregistrer les fichiers. Cette opération peut nécessiter de changer leur format, ce qui du même coup peut affecter leur validité juridique.


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